Réaliser un reporting dans les règles de l’art et conformément aux résultats attendus n’est pas évident pour tout le monde. Plusieurs étapes sont nécessaires pour parvenir à produire un compte-rendu de qualité qui contribue à faire évoluer positivement votre organisation ou votre entreprise.
Etablir un rapport d’activité pour un travail effectué sur une période donnée pour édifier sa hiérarchie de l’état d’avancement d’un projet ou des résultats obtenus nécessite différentes étapes. Les spécialistes soulignent que le plus important est de savoir structurer de manière claire et cohérente un compte-rendu. A savoir qu’un reporting contribue généralement à orienter les responsables dans leurs prises de décisions les plus stratégiques et ne peut, de ce fait, être négligé. Il est également considéré comme un outil de premier plan dans le pilotage de la performance.
Un reporting de qualité débute par une réflexion axée autour de son contenu. Quels sont vos objectifs ? Voulez-vous augmenter vos ventes dans une zone donnée ? Espérez-vous ouvrir une nouvelle entité commerciale dans un avenir proche ? Votre reporting dépend ainsi essentiellement de vos objectifs. Ce premier travail bouclé, la collecte des données peut commencer. Pour cela, il est important de bien choisir les sources internes comme externes. Ces données sont la base même de cette tâche qui peut s’avérer fastidieuse. Il s’agit ensuite d’organiser efficacement les données dans diverses catégories : clients, produits, géographie… Il faut bien sûr enregistrer ces données dans un système sécurisé qui permet leur accès de manière facilitée. Vient ensuite la transformation des données en informations. Il faut ainsi trier, filtrer, analyser et créer le modèle de reporting notamment avec l’aide d’un logiciel dédié.
Le rôle crucial des indicateurs
Il faut également bien choisir ses indicateurs, ces derniers qui participent à la compréhension des notes et des réflexions produites dans le rapport. Le choix des indicateurs dépend de la thématique du reporting mais surtout du ou des destinataires du rapport. Si votre responsabilité vous contraint à produire régulièrement des rapports d’activité, il est nécessaire d’opter pour des indicateurs que vous pourrez suivre dans le temps. Des baromètres fournis à intervalle régulier ont plus d’utilité et d’impact que ceux qui ne sont présents que dans quelques reporting. En outre, un compte-rendu étant habituellement adressé à divers profils, il faut faire attention à ne pas exclure certains collaborateurs tout en veillant à ne pas appauvrir le contenu du document. Il ne faut pas non plus rebuter les lecteurs avec un document au vocabulaire trop technique et aux données trop difficiles à déchiffrer.
Comme il est indiqué plus haut, le reporting est un outil qui sert habituellement à la communication de données. Il est utilisé quasiment par tous les services en entreprise. Marketing, logistique, direction administrative et financière, ressources humaines, comptabilité…tous misent sur cet outil, quelle que soit sa périodicité. Mais si votre mission est de produire un reporting d’analyse, il vous faudra davantage d’effort pour bien présenter le tableau de bord afin de mieux mettre en évidence les données analysées. Pensez également à solliciter l’avis de vos collègues avant la livraison de votre compte-rendu.
Les solutions interactives sont les meilleures
Un reporting d’analyse, c’est souvent porter un regard sur le passé et le présent qui participent à la construction d’une prospective. Cette dernière qui est une approche rationnelle qui consiste à élaborer des scénarios (possibles ou impossibles) à partir des données collectées. En faisant un état des lieux, en étudiant les tendances lourdes, en observant les phénomènes émergents, il est donc possible de conclure à un potentiel avenir.
Outre cela, préférez autant que possible les solutions interactives à la place des reportings comprenant des dizaines de pages. L’objectif est d’éviter de saturer l’esprit des destinataires de votre rapport avec des rédactions et des tableaux interminables. De plus, ils comporteront forcément des informations à faible valeur ajoutée. Il faut savoir aller à l’essentiel. Une solution interactive offre cette possibilité. Les outils numériques dédiées au reporting interactif (Google Data Studio, Qlik Sense, Zoho Analytics…) se connectent aux sources de données, recueillent des informations et présentent des aperçus sous forme de graphiques et de diagrammes basés sur les données d’entrée, permettant à l’utilisateur d’identifier les informations utiles. Les informations et les analyses sont présentées de manière visuellement attrayante.
Enfin, il ne faut jamais oublier que le partage du reporting répond à un besoin de transparence et responsabilise les collaborateurs. L’un des grands enjeux du reporting est l’humain surtout que des collaborateurs sont sollicités pour participer à la production de données ou même plus. Il est alors fondamental de leur apporter des retours, d’ajuster leurs actions et de les complimenter dans les succès.
