Le coronavirus a confiné des mois durant plus du tiers de la population mondiale. A l’exception de quelques lieux de services essentiels (hôpitaux, casernes militaires, entreprises médiatiques, les marchés…), la quasi-totalité des activités a été contrainte de fermer. Pour s’adapter à ces exigences qu’imposent la crise sanitaire, les entreprises ont dû développer de nouvelles méthodes de travail, à distance notamment. Pour ce faire, elles ont cherché des solutions technologiques d’organisation et de gestion d’une entreprise à distance. Alors même que dans plusieurs pays occidentaux la crise est loin d’être terminée, ces outils continuent de servir à de milliers d’organisations. Découvrez ces solutions qui optimisent la productivité du travail à distance.
Dépanner un ordinateur à distance grâce à LogmeIn
Les pannes logicielles des ordinateurs d’une même entreprise peuvent être résolues à distance grâce à l’application LogmeIn. Comme un responsable informatique, l’application LogmeIn permet de secourir un collègue dont la machine en détresse ne réussit pas à exécuter les tâches. C’est donc un logiciel qui permet d’accéder et de gérer des ordinateurs à distance de manière sécurisée, et d’automatiser les tâches informatiques de routine. Il est également utilisé pour soutenir les équipes d’une même entreprise qui se trouvent dans différents bureaux. Cet outil se substitue en quelque sorte au responsable du service informatique d’une entreprise. A défaut de LogmeIn, l’application Team Viewer peut également être utilisée comme support à distance pour des entreprises et des systèmes plus robustes. En plus de mettre en place l’assistance à distance, TeamViewer a une solution de réalité augmentée et un support pour les appareils mobiles.
Suivre de près les projets grâce à Google keep, Trello, Aitable…
Lorsque le travail se fait dans des locaux de l’entreprise, il est simple de mesurer l’évolution d’un dossier ou d’un projet. Mais une fois en télétravail, suivre l’avancement devient plus compliqué, du fait des barrières de communication et ce, qu’il s’agisse d’un travail d’équipe ou de celui d’un employé. Mais pour y pallier, des logiciels d’organisation et de gestion de projets ont été mis en place. Parmi les plus en vue, il y a Google keep, Trello, Aitable, Tandem, Toggl, Asana …
Google keep est une solution simple et rapide pour gérer les listes de tâches à faire. Il permet de visualiser les tâches en attente dans la même fenêtre que votre doc Gmail ou Google. Trello, quant à lui, organise en colonnes les listes de tâches, et chaque colonne représente le niveau d’avancement du projet. Il est également possible d’attribuer des tâches spécifiques à chaque membre de l’équipe. Son avantage est qu’il est accessible aussi bien sur ordinateur que sur terminal mobile. Presqu’identique à Trello, Airtable permet à tous les membres d’une même équipe de voir ce que chacun fait et la priorité de chaque projet.
Plus que le suivi de projets, Tandem permet aux équipes de voir avec quels logiciels travaille chaque membre de l’équipe. Il offre aussi la possibilité de partager son écran.
Avec des fonctionnalités similaires à Trello et une affectation de priorité similaire à celle utilisée dans Airtable, Asana est un autre outil de gestion de projet très efficace.
Promofocus, Rescuetime et Timely pour gérer le temps
Le temps de travail est ce qui inquiète le plus lorsqu’une entreprise opère en mode télétravail. Si en entreprise, les heures d’arrivée, de pause et de départ sont définies, à la maison, malgré la bonne volonté, il est très difficile de respecter ces horaires. C’est pourquoi l’application Pomofocus a été développée. Ce logiciel permet de gérer le temps en utilisant la technique Pomodoro, méthode qui, basée sur la conception selon laquelle les pauses fréquentes sont importantes pour augmenter l’efficacité et l’agilité d’une personne qui effectue une ou plusieurs tâches, permet de définir des moments de pause pour chaque travailleur. Dans la même gamme, il y a également RescueTime, un outil qui fonctionne en arrière-plan de l’ordinateur ou d’un terminal mobile et qui montre combien de temps l’on passe sur chaque site Web, page ou tâche, sans avoir à ajouter manuellement les données.
Le troisième de la liste est Timely. L’application surveille le temps que vous dédiez à tout sur quoi vous travaillez. Grâce à son intelligence artificielle, Timely compte chaque seconde passée. Même dans des tâches comme répondre aux courriels et qui, en fin de compte, consomment une grande partie de la journée de travail.
La gestion des ressources humaines à distance grâce à Factorial
Factorial offre un module de gestion des documents qui permet d’offrir à tous les collaborateurs d’accéder aux documents RH dont ils ont besoin depuis la plateforme, n’importe où et n’importe quand. Le logiciel offre aussi la signature électronique qui permet de signer des documents en quelques clics en toute sécurité et légalité et des fonctionnalités de création d’évènements sur le logiciel.
Grâce à Factorial, il est possible de voir quels employés travaillent à domicile, qui est en vacances ou absent. Il est également possible d’activer et de surveiller quand les employés pointent depuis l’extérieur du bureau, grâce à une application mobile. Et pour les managers, un système de géolocalisation leur permet de voir d’où les employés arrivent et sortent.
Google drive, One drive, VPN,…stocker les données à distance sans inquiétude
Google Drive est la plateforme de Google pour créer et partager différents types de documents. Il permet de créer des textes, des feuilles de calcul, des présentations, des images et plus encore. Le drive de Google est très utile, car plusieurs personnes peuvent l’utiliser en même temps et ouvrir des documents sur n’importe quel appareil. Il est également possible de modifier les groupes de partage et les autorisations pour savoir qui peut voir chaque document.
One Drive est une autre solution, cette fois de la suite Microsoft. Il donne accès au stockage et au partage des documents dans le cloud. Il y a également iCloud, le système de stockage cloud développé par Apple. Ce système est indispensable pour ceux qui travaillent avec plusieurs appareils Apple. La plupart de vos informations, y compris les photos prises par un iPhone, peuvent être automatiquement enregistrées et accessibles à l’aide d’un identifiant Apple. Cette solution de stockage est plus adaptée aux entreprises qui proposent des services de conception et de marketing.
Canicha Djakba
