Des astuces simples pour un onboarding efficace

Un nouveau terme pour désigner une réalité pourtant bien connue. Emprunté de l’anglais, onboarding veut simplement dire embarquer. Mais embarquer dans quoi ? Embarquer où ? Dans un avion ? Sur la lune ? Oh que non ! Redescendons sur terre. Le onboarding est un néologisme employé dans le jargon managérial, pour désigner l’intégration d’une nouvelle recrue dans son environnement de travail. Mais pourquoi faut-il le réussir ? Quelles sont les étapes qui vous garantissent un embarquement réussi ? Des astuces, Makers vous en propose quelques-unes.

L’onboarding n’est pas une activité anodine. De l’annonce de l’embauche à l’occupation effective du poste, l’entreprise a tout intérêt à maîtriser l’intégration parfaite de sa nouvelle recrue. Car ce processus réussi, il garantit une coopération positive et durable. La réussite d’un onboarding rend le salarié immédiatement compétent et productif, ce qui facilite le retour sur l’investissement consenti pour son recrutement. 

En gros, le processus d’onboarding sert, d’une part à fixer des repères à la nouvelle recrue et d’autre part, à se donner des repères sur le nouveau salarié.

Onboarder, c’est fixer des repères

Comme pour un projet, l’intégration d’une nouvelle recrue se conçoit et se planifie avec des objectifs clés à atteindre. Elle va au-delà du simple accueil le premier jour, des présentations et de l’assignation des tâches à faire. L’onboarding, c’est une familiarisation avec le poste, l’équipe, le manager et l’entreprise. L’onboarding c’est faire intégrer à la jeune recrue, le projet, la vision, et les objectifs de l’entreprise, la culture d’entreprise et ses valeurs. L’instauration de la relation manager-managé, l’équipe, le fonctionnement et les routines (processus, méthodes, etc.), les compétences requises dans le poste, les repères, rationnels et émotionnels… ce sont là d’importants référentiels qui facilitent l’efficience.

Un onboarding réussi en quelques étapes

Le onboarding parfait est celui qui réussit à maintenir un lien solide avec le collaborateur. Il se construit autour d’un processus. Celui-ci implique un séquençage du temps, depuis le recrutement jusqu’à la fin de la période d’essai, et même après, dans les moments clés de la vie d’un collaborateur. Le onboarding se prépare en concevant un parcours qui comprend des actions pour faire vivre le sentiment d’appartenance et la diversité dans une approche communautarisée et dans une autre totalement personnalisée

  1. Avant l’arrivée, préparer l’intégration

La première étape consiste à anticiper les formalités de prise en charge du nouvel employé dès l’annonce de son recrutement. Le recruteur félicite le nouveau salarié, demande à en savoir davantage sur lui (avec une pointe d’humour, c’est toujours mieux). Ce qui met l’employé en confiance et permet au recruteur de préparer son contrat à l’embauche et parallèlement, son plan d’intégration. De la documentation sur l’entreprise est par ailleurs envoyée au nouveau pour qu’il se familiarise déjà avec elle. Le manager établit aussi le plan d’intégration sous forme de calendrier. Il va lui permettre de planifier les prochaines étapes de l’intégration. Il en donne également copie au nouvel employé. Ce plan comprend l’intégralité des deux premières semaines du nouveau salarié, les échanges avec la direction, la présentation des valeurs et de la culture de l’entreprise, la mise en place du système d’information, les formations (métiers et autres), les actions de transfert et de coordination sur les premiers projets à réaliser, le bilan hebdomadaire, etc.

2. Le jour J, accueillir l’employé comme il se doit

Le premier jour de service, le manager doit montrer à sa nouvelle recrue qu’elle est attendue. Ce qui passe par la préparation d’un espace de travail et d’un ordinateur prêts à l’usage, l’organisation d’un petit déjeuner d’intégration qui sera un premier moment de partage, la présentation du projet d’entreprise, l’entrevue avec le responsable des ressources humaines pour prendre connaissance des droits et devoirs en tant qu’employé et finaliser la signature du contrat et l’organisation d’un déjeuner d’intégration afin de faire connaissance avec les membres du Siège. L’objectif de cette rencontre est de créer un moment privilégié avec l’équipe du Siège. Ensuite viennent l’introduction du nouveau venu dans le système informatique, et le débriefing de la première journée avec l’employé, pour connaître ses impressions, ses attentes et autres.

3. Faire des points d’étapes

Au terme du premier mois, l’employé fait un retour d’expérience sur son parcours au sein de l’entreprise, l’objectif étant de récolter ce qu’il a perçu de l’offre, de la valeur ajoutée, des modes de réalisation, des méthodes de travail ou encore de l’équipe.

Au terme des trois premiers mois, le manager peut organiser à nouveau un échange avec le nouvel employé et les dirigeants de l’entreprise, en vue d’échanger et partager sur la période d’intégration, dans le cadre de la relation manager-managé et d’évaluer la bonne marche de la relation manager-managé. Cette rencontre peut se tenir hors des bureaux, car il s’agit d’un événement informel. Puis une autre réunion, cette fois-ci formelle, devra se tenir avec les responsables de l’entreprise, cette fois dans un local de bureau.

Au sixième mois, qui est généralement le terme de la plus longue période d’essai, le manageur finalise le onboarding du salarié par un entretien d’intégration. De la même manière qu’après trois mois, le manager et le salarié ont un nouvel échange formel sur le déroulement de l’onboarding. Au terme de ce processus, l’entreprise devrait avoir gagné un nouvel employé dynamique et productif, conscient de la culture de l’organisation où il travaille. 

Ce schéma n’est pas une formule mathématique et dépend bien sûr de la taille de l’entreprise, et du type d’équipe déjà en place. Cependant, il est indispensable de savoir que l’onboarding a pour principale méthode l’adoption d’un management explicatif. Autrement dit, une méthode qui consiste à dire au nouveau salarié quoi faire, comment le faire, pour quel objectif opérationnel et pour quel but final. Puis, après exécution, vérifier et évaluer.

Canicha Djakba