Cinq outils de travail pour faciliter la vie des entrepreneurs

Pour gérer  le personnel, la comptabilité, optimiser l’organisation des tâches et réunions, il existe des outils auxquels le créateur d’entreprise peut se référer. Ceux-ci sont réputés pour aider l’entreprise à gagner en productivité et efficacité. Zoom sur cinq de ces outils avec Makers.

Trello, pour mieux organiser les tâches

C’est une application qui permet de gérer les tâches et les projets. Elle est gratuite et utilisable par plusieurs personnes. On peut programmer sur Trello, une liste de choses à faire et  classer celles déjà faites. L’outil est également utilisé pour le suivi des tâches.
Il comporte des tableaux ou des cartes qu’on peut coder avec des couleurs, pour ne pas se mélanger dans les travaux. Trello permet, en outre, d’attribuer ou d’affecter des tâches, et de définir les délais pour les rendre.
Son avantage est d’éviter des échanges de mails infinis et de tout mettre dans un tableau de bord. Trello peut se connecter à d’autres outils comme Google Drive. 

Dropbox, pour stocker les fichiers

Tout entrepreneur souhaite bien conserver ses documents pour les retrouver en cas de besoin, sans trop se casser la tête. Dropbox est une application de stockage et de partage de copies de fichiers personnels ou professionnels  en ligne. Très populaire, il conserve les données dans le cloud.  Utilisable au bureau ou sur un téléphone mobile, cet outil est multitâche. Mis à part le stockage de données, il est capable de synchroniser les appareils d’une équipe et de partager des fichiers. Il facilite également la signature électronique.
Dropbox est une application intelligente qui permet de gagner en productivité et qui peut aider à partager des documents en interne dans une entreprise ou avec des clients. Son usage met fin aux pièces jointes dans les mails.

Slack, pour mieux communiquer

La communication interne en entreprise est un moyen de management qui soude les liens et crée le sentiment d’appartenance à l’entreprise chez les employés. Slack est une application de messagerie. Elle propose un espace de travail et de communication unique pour les petites et moyennes entreprises. Bien plus, elle consiste à consolider la communication collaborative en ce sens qu’elle peut centraliser toutes les informations d’une organisation, en mettant en lien les personnes. C’est une boite à outils professionnelle qui permet de se passer des échanges e-mails pour communiquer.
Sa capacité de centraliser l’information offre un gain de temps considérable. La plateforme est une révolution pour la communication interne, avec sa messagerie instantanée. Slack n’est pas totalement gratuit. La version non payante comporte des restrictions de fonctionnalité. Par contre, la version Pro et Business+ de Slack offrent toutes les options aux entreprises.

Customer relationship management, pour gérer la relation client

La clientèle est ce qui fait vivre une entreprise. Un entrepreneur ne peut donc se permettre de banaliser la relation de son entreprise avec ses clients ou de ne pas gérer ceux-ci convenablement.
Pour l’aider à mieux assumer cette responsabilité, il y a le logiciel de gestion de clients appelé Customer relationship management ou CRM. C’est une solution informatique qui présente des avantages d’optimisation du volet commercial de l’entreprise. Il permet de gérer la clientèle, de la satisfaire, de la fidéliser et de faire du prospect.
CRM propose également d’autres fonctions comme la tenue d’un agenda électronique et l’automatisation des réponses aux courriers. Par ailleurs, l’application offre la possibilité de planifier les prévisions de  ventes et de programmer des relances automatiques.

Calendly, pour planifier les rendez-vous

Pour répondre à plusieurs obligations et honorer les rendez-vous professionnels ou une réunion de travail, il faut bien organiser son temps et ses horaires. En quelques clics, Calendly le fait pour vous.
L’outil est en quelque sorte un planificateur virtuel de rendez-vous. Il organise votre agenda selon vos disponibilités. Il suffit de renseigner dans l’application vos heures libres, puis elle vous génère un lien que vous pouvez partager sur votre site web. Ainsi, les clients et fournisseurs qui désirent obtenir un rendez-vous, soit avec le chef d’entreprise, ou un service de l’entreprise, peuvent choisir un créneau et réserver.  En retour, ceci peut être confirmé avec des précisions éventuelles sur l’emplacement et la durée.
Calendly a l’avantage de rendre fluide la prise de rendez-vous et de l’optimiser. Par ailleurs, c’est un moyen de fidéliser un client. Car si celui-ci peut vous contacter et programmer un rendez-vous facilement.

Materne Aguessy