Chefs d’entreprises, comment préparer l’entretien annuel de vos employés ?

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La fin d’année en entreprise rime avec clôture des comptes, arrêt du bilan annuel, mais aussi, entretien annuel des employés. Si les deux premiers sont des exercices mathématiques, le dernier est plus complexe et requiert un cheminement méthodiquement sensible. Car un entretien mal mené peut avoir un effet néfaste sur la croissance recherchée par l’entreprise. Voici les étapes clés à prendre en compte. 

L’entretien annuel des employés ou l’entretien individuel est une rencontre au cours de laquelle le chef hiérarchique direct s’entretient avec son subalterne, afin de voir ensemble leur collaboration au cours des 12 derniers mois, et les perspectives pour la prochaine année. Ce rendez-vous est aussi important pour le manager que pour l’employé, car chacun y va avec des objectifs et attentes. Afin de concilier ceux des uns et des autres sans débordement, sans malentendu, et surtout sans découragement, voici les étapes à suivre avant et pendant un entretien.

1.      S’inspirer du dernier entretien annuel

Ce n’est pas le premier entretien que vous préparez avec la même équipe, alors la première étape consiste à vous enquérir des informations contenues dans votre dernier entretien annuel. Si vous êtes arrivé après, n’hésitez pas à demander au service des RH, ou directement à votre supérieur hiérarchique, qu’on vous communique le compte rendu du dernier entretien. Il vous permettra de vous remémorer ce que vous vous étiez dit, de vérifier si les objectifs définis l’année précédente ont été atteints et vous servira de base pour mener efficacement l’entretien individuel à venir.

2.  Dresser le bilan de l’année en déclinant les forces et les faiblesses

Avant de se présenter devant son collaborateur, le manager doit s’inspirer du compte rendu du dernier bilan et de l’activité menée au courant de l’année pour identifier les forces et les faiblesses de son subalterne. Il faut éviter à ce niveau de parler de faiblesses, de peur de démotiver son collaborateur. Pour cela, il est donc plus judicieux de parler de points à améliorer en les reliant à des faits concrets. Il faut aussi faire un choix stratégique sur les axes principaux de l’entretien, car tout ne peut être abordé dans le détail. Pour éviter de noyer son collaborateur, mieux vaut limiter à trois les axes d’amélioration. Il est donc nécessaire d’y réfléchir en amont pour déceler les points essentiels et faire le point sur les formations suivies par l’évalué durant l’année : compétences développées, impact sur le travail…

3.      Définir les objectifs pour la prochaine année

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En principe, le manager ne doit pas découvrir le jour J le profil de l’évalué. Il doit être capable d’analyser lui-même son potentiel et donc ses aptitudes à évoluer au sein de l’entreprise. Il doit aussi connaître ses points forts, ses points faibles et donc percevoir ses besoins en formation éventuelle. De plus en plus d’entreprises mettent en avant « le développement des collaborateurs ». En ce sens, il est question de construire les objectifs du salarié, en lien avec les objectifs de l’entreprise, sans négliger les objectifs sur le plan comportemental. Il s’agit notamment de réfléchir aux évolutions possibles de l’évalué, aux besoins d’accompagnement et de formation. Si l’évalué participe à de nombreux projets, demander du feedback aux différents chefs de projets sur ses compétences et son comportement.

4.      Prendre connaissance de l’avis des RH sur le collaborateur

Il est recommandé à l’évaluateur de valider sa perception, l’orientation qu’il souhaite donner à l’entretien et les possibilités d’évolution de son subordonné auprès de son supérieur hiérarchique. On y aborde les sujets suivants : promotion, mutation, rémunération (si elle est abordée, cela dépend des entreprises). Parfois, il est préférable d’échanger avec le RH avant l’entretien pour pouvoir éclairer et conseiller au mieux son collaborateur sur les possibilités d’évolution ou de projet professionnel. 

5.      Éviter l’entretien surprise

Pour que l’entretien annuel ait un sens, les deux parties doivent y être préparées. Par conséquent, le manager se doit d’avertir son subordonné de la date et de la durée maximum (2 heures) de l’entretien, et ce entre une semaine et 15 jours à l’avance. Ce rendez-vous devrait avoir lieu dans un endroit neutre et calme. A cette occasion, le manager demande à son salarié de préparer de son côté son évaluation, et précise l’état d’esprit dans lequel l’entretien se déroulera : une évaluation partagée.

6.      Formaliser l’entretien avec des documents

Les deux premières étapes citées ci-avant permettent de préparer l’entretien dans le fond. On formalise cette préparation sur les grilles d’évaluation, et supports d’entretien. 

7.      Laisser parler le collaborateur

Étant donné que le manager est celui qui souhaite recueillir l’avis de son subalterne pour améliorer la collaboration, il est important de laisser parler au maximum son employé. Cette prise de parole doit représenter jusqu’à 70 % de l’échange contre seulement 30% pour le manager. 30 % durant lesquels le responsable incite le collaborateur à s’exprimer, à donner ses points de vue, ses propositions et ses regrets. Dresser le bilan de l’année écoulée est sans doute l’étape la plus délicate à effectuer, le manager étant amené à lister à la fois les points forts et les zones de progrès de son collaborateur. Pour éviter de faire un monologue, vous pouvez proposer à votre interlocuteur de faire son propre bilan. Cela vous permettra de rebondir sur certains aspects évoqués et de créer un véritable dialogue.

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8.      Aborder avec tact les questions de gratification

L’entretien annuel est généralement le moment au cours duquel les employés, même s’ils ne le disent pas, s’attendent à être récompensés pour leur travail. Qui dit entretien annuel dit potentielle « récompense » des collaborateurs méritants ! Primes, augmentation de salaire, formation…Diverses formes peuvent, selon les directives de l’entreprise, venir valoriser le bon travail fourni par votre équipe. Si l’entreprise a déjà décidé d’une quelconque récompense pour le collaborateur, c’est le moment de le lui dire. Et d’éventuellement échanger avec lui sur l’appréciation qu’il en fait. Est-il satisfait ? Tant mieux. Sinon, il est important de lui promettre d’y réfléchir ou d’en discuter avec les personnes autorisées. Si une demande est irréaliste, vu le contexte de l’entreprise, il est important de le lui dire séance tenante.
Si par ailleurs, vous êtes dans l’obligation d’annoncer une mauvaise nouvelle à votre interlocuteur, cela doit se faire de la manière la plus diplomatique, car cette annonce peut laisser l’entretien en suspens. Pour éviter les éclats de voix, et toute autre réaction, le manager doit annoncer la nouvelle délicatement et écouter son interlocuteur afin de ne pas briser la bonne dynamique d’entame et même démotiver son collaborateur. Le discours doit être encourageant. 

9.      Fixer de nouveaux objectifs ensemble

Traditionnellement, un entretien d’évaluation se termine en évoquant l’année à venir et les objectifs à fixer. Il faut pour cela demander au collaborateur comment il pense pouvoir développer ses points forts, et mettre en lumière les marges de progression possible, quels sont ses buts et challenges et comment pense-t-il pouvoir les atteindre. Les résolutions fixées ensemble, il est important que l’entretien se termine sur un témoignage de confiance et d’encouragement du responsable envers son collaborateur. Cela lui donnera confiance en lui, l’encouragera à faire davantage pour l’année qui s’annonce. La reconnaissance du patron envers son employé est souvent tout ce dont a besoin un collaborateur pour continuer à faire mieux.

Canicha Djakba 

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